Teambox y la gestión de proyectos

July 8th, 2010 → 12:26 pm @

12


Teambox y la gestión de proyectos

Con las nuevas incorporaciones en SGP (de las que hablaré en breve), nos apremiaba la necesidad de tener alguna herramienta para gestión interna, tanto de proyectos como de gestión documental. Para el tema del código la elección fue fácil y gratificante, utilizamos CodebaseHQ que es un repo GIT en la nube, una auténtica gozada por sencillez y funcionalidades. Si bien incorpora algo de gestión de tareas, la parte de gestión documental es muy escasa (un wiki muy simple integrado), por lo que necesitábamos otra herramienta para todo este tipo de gestión.

Las primeras opciones que barajamos fueron las básicas de gestión documental y que fueran Open Source: Alfresco y Nuxeo. Las conclusiones: muchas complicaciones para instalar, sistemas algo más complejo de lo que necesitábamos (por ahora solo somos 6 personas y no nos compensa dedicar mucho tiempo a adaptarnos al software de gestión documental), versiones Open Source un poco “flojas” seguramente por su orientación a ofrecer los servicios vía SaaS, etc.

Lo siguiente fue probar algunos otros sistemas relacionados, en concreto ERPs como OpenBravo, OpenTaps y Dolibarr. OpenBravo me ha parecido algo muy lejos de lo que necesitábamos (además de complejo, pesado y muy poco intuitivo). OpenTaps más orientado a comercio electrónico, y Dolibarr algo más adaptado a nuestras necesidades, mucho más sencillo de utilizar, con muchas opciones interesantes para cualquier empresa de tamaño medio, pero con una interfaz todavía no muy pulida.

Tentado de adoptar Dolibarr, le di otra vuelta y busqué algo cercano a BaseCamp, que es una herramienta que siempre me ha gustado, pero que fuera OpenSource, para poder reducir los costes ahora al principio (somos técnicos, por lo que instalar algo no nos supone un esfuerzo demasiado importante) y para poder crecer con ella si nos resulta necesario. Opciones había bastantes, aunque Teambox me capturó de forma bastante directa por su sencillez, por ofrecer un paquete Open Source con las mismas funcionalidades que su sistema SaaS, su diseño gráfico atractivo y la posibilidad de acceso vía móvil.

Teambox está desarrollado en RoR, por lo que a priori era un handicap ya que en web siempre he desarrollado en PHP o a malas en J2EE, pero la instalación tampoco parecía demasiado traumatica y además conozco bastantes cracks de RoR (como @happywebcoder, @pabloformoso o @dagi3d), que me podían echar un cable en un momento determinado. Siguiendo el proceso de instalación de la web, se instaló casi todo sin demasiados problemas, salvo un error con la configuración de correo saliente que al final resultó ser un problema del puerto SMTP de salida.

Una vez instalado, el resto ha sido todo un gustazo. La aplicación es suficientemente simple como para que todos en la oficina lo estemos utilizando desde el primer momento, pero lo suficientemente potente como para que nuestras necesidades de gestión de proyectos y gestión documental quedaran cubiertas. Teambox te permite crear distintos proyectos con distintas personas involucradas, crear listas de tareas y asociar tareas a cada miembro del equipo de trabajo. También tiene un sistema parecido a un foro para cada proyecto que permite tener discusiones dentro del equipo de trabajo para determinar posibles funcionalidades, etc. Por otro lado tiene un sistema de “páginas” tipo wiki (pero bastante depurado), para documentar los proyectos, y también permite compartir ficheros y los estados del equipo de trabajo, por lo que también nos elimina la necesidad de tener un Yammer para comunicación interna.

Tiene bastantes parecidos a Zyncro, pero después de también evaluar esta herramienta, Teambox me parece una opción mucho más completa, además que permite ser instalado en tu propia máquina y modificarlo según tus necesidades. Creo que Teambox nos va a acompañar bastante tiempo para la gestión interna de la empresa, ya que nos sirve como intranet, herramienta de comunicación, gestión de proyectos (project management software), gestión documental, etc. y además se integra perfectamente con dispositivos móviles, Google calendar, iGoogle, etc.

Tags: