Teambox y la gestión de proyectos

Con las nuevas incorporaciones en SGP (de las que hablaré en breve), nos apremiaba la necesidad de tener alguna herramienta para gestión interna, tanto de proyectos como de gestión documental. Para el tema del código la elección fue fácil y gratificante, utilizamos CodebaseHQ que es un repo GIT en la nube, una auténtica gozada por sencillez y funcionalidades. Si bien incorpora algo de gestión de tareas, la parte de gestión documental es muy escasa (un wiki muy simple integrado), por lo que necesitábamos otra herramienta para todo este tipo de gestión.

Las primeras opciones que barajamos fueron las básicas de gestión documental y que fueran Open Source: Alfresco y Nuxeo. Las conclusiones: muchas complicaciones para instalar, sistemas algo más complejo de lo que necesitábamos (por ahora solo somos 6 personas y no nos compensa dedicar mucho tiempo a adaptarnos al software de gestión documental), versiones Open Source un poco “flojas” seguramente por su orientación a ofrecer los servicios vía SaaS, etc.

Lo siguiente fue probar algunos otros sistemas relacionados, en concreto ERPs como OpenBravo, OpenTaps y Dolibarr. OpenBravo me ha parecido algo muy lejos de lo que necesitábamos (además de complejo, pesado y muy poco intuitivo). OpenTaps más orientado a comercio electrónico, y Dolibarr algo más adaptado a nuestras necesidades, mucho más sencillo de utilizar, con muchas opciones interesantes para cualquier empresa de tamaño medio, pero con una interfaz todavía no muy pulida.

Tentado de adoptar Dolibarr, le di otra vuelta y busqué algo cercano a BaseCamp, que es una herramienta que siempre me ha gustado, pero que fuera OpenSource, para poder reducir los costes ahora al principio (somos técnicos, por lo que instalar algo no nos supone un esfuerzo demasiado importante) y para poder crecer con ella si nos resulta necesario. Opciones había bastantes, aunque Teambox me capturó de forma bastante directa por su sencillez, por ofrecer un paquete Open Source con las mismas funcionalidades que su sistema SaaS, su diseño gráfico atractivo y la posibilidad de acceso vía móvil.

Teambox está desarrollado en RoR, por lo que a priori era un handicap ya que en web siempre he desarrollado en PHP o a malas en J2EE, pero la instalación tampoco parecía demasiado traumatica y además conozco bastantes cracks de RoR (como @happywebcoder, @pabloformoso o @dagi3d), que me podían echar un cable en un momento determinado. Siguiendo el proceso de instalación de la web, se instaló casi todo sin demasiados problemas, salvo un error con la configuración de correo saliente que al final resultó ser un problema del puerto SMTP de salida.

Una vez instalado, el resto ha sido todo un gustazo. La aplicación es suficientemente simple como para que todos en la oficina lo estemos utilizando desde el primer momento, pero lo suficientemente potente como para que nuestras necesidades de gestión de proyectos y gestión documental quedaran cubiertas. Teambox te permite crear distintos proyectos con distintas personas involucradas, crear listas de tareas y asociar tareas a cada miembro del equipo de trabajo. También tiene un sistema parecido a un foro para cada proyecto que permite tener discusiones dentro del equipo de trabajo para determinar posibles funcionalidades, etc. Por otro lado tiene un sistema de “páginas” tipo wiki (pero bastante depurado), para documentar los proyectos, y también permite compartir ficheros y los estados del equipo de trabajo, por lo que también nos elimina la necesidad de tener un Yammer para comunicación interna.

Tiene bastantes parecidos a Zyncro, pero después de también evaluar esta herramienta, Teambox me parece una opción mucho más completa, además que permite ser instalado en tu propia máquina y modificarlo según tus necesidades. Creo que Teambox nos va a acompañar bastante tiempo para la gestión interna de la empresa, ya que nos sirve como intranet, herramienta de comunicación, gestión de proyectos (project management software), gestión documental, etc. y además se integra perfectamente con dispositivos móviles, Google calendar, iGoogle, etc.

  • http://www.pablonebreda.es Pablo

    Gracias por el post! ultimamente ando buscando herramientas OS para la gestión de proyectos, lo que no me gusta de TeamBox es que es RoR, por lo que me presenta dos problemas: 1. que no se ruby 2. que la mayoría de servidores no lo soportan en su tarifa más básica (al menos no 1and1), lo que añade costes. Ahora mismo le estoy echando un ojo a un mod de Drupal (de cuyo nombre no me acuerdo >_<, a ver si voy a casa y lo miro…), pero no parece tan potente como TeamBox.

    Un saludo!

  • http://www.teambox.com Pablo

    Pablo, para eso te puedes montar un servidor en Heroku. No hace falta saber Ruby, y es gratis.

    http://wiki.github.com/micho/teambox/installing-on-heroku

  • http://blog.krygle.com luiX_

    Después de ver el vídeo del tour de TeamBox tiene una pinta tremenda. un par de cosas que no sé si trae (para ver si me lo confirmas xD), pero que creo que vendrían de puta madre:

    1.- Si generas documentación en forma de páginas web, ¿te deja exportarlas directamente a pdf o algún otro formato?
    2.- ¿se puede integrar con twitter directamente? Es decir, en vez de tener una cuenta en TeamBox y otra en Twitter, de permite usar directamente tu cuenta de twitter y que puedas leer/postear desde twitter?
    3.- Si lo anterior es que no, ¿tiene cliente de escritorio o similar?

    Lo dicho, tiene una pinta tremenda!

  • JoSeK

    Pablo, como bien te comenta el otro pablo, hay muchas opciones para montarte apps Ruby como Teambox. Por otro lado, yo tampoco se Ruby y con un rato de cacharreo me lo he montado en un servidor propio.

    luiX_, por lo que se:

    1.- No exporta a PDF las páginas (wiki)
    2.- No se si se puede integrar con Twitter aunque en nuestro caso no es necesario. Para mi son dos cosas muy distintas, aquí no voy a postear que me voy al cine, y en Twitter tampoco voy a postear cosas que son solo “de uso interno”.
    3.- Se puede crear un cliente de escritorio con Fluid: http://wiki.github.com/micho/teambox/desktop-app-with-fluid

    Yo lo probaría, porque os va a encantar, tanto a Pedro como a tí ;)

  • http://blog.krygle.com luiX_

    Cachis, lo de exportar a pdf me esperaba que si, igual tiene plugins o algo, si lo probamos lo miraré.

    La integración con twitter la veía ya jodida, precisamente por lo del uso “interno”, no contaba con una integración “completa”, contaba con poder hacerlo de forma privada, es un poco liado de explicar, pero a lo mejor era una paja mental…

    Y no tienen app para android??? voy a hablar con éstos tíos echando leches, que igual he encontrado de una vez un proyecto conjunto para mi y para @pepblog ;) (si, llevamos un tiempo buscando algo que podamos hacer a pachas xD)

  • http://blog.krygle.com luiX_

    Y lo del cliente de escritorio es “Mac only”, caca! xDDD

  • JoSeK

    App específica no conozco, pero tiene una vista para acceder desde móviles (se ve de lujo en el iPhone, imagino que en Android también), que es una gozada ;)

    Quizás hacer una app específica estaría chulo, seguro que si habláis con la gente de TeamBox os pueden dar pistas de cómo orientarla ;)

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  • http://www.pabloburgueno.com Pablo

    Leyendo tu último post, he vuelto a éste y me han entrado unas irresistibles ganas de probar TeamBox -y de comer magdalenas, no me lo explico-.
    La semana que viene o la próxima me paso por vuestras oficinas y os cuento la experiencia.
    PD: ¡Por si había pocos “Pablos” comentando en este hilo!

  • JoSeK

    Pues a ver si te gusta cuando lo pruebes, ya nos contarás la próxima semana :) A ver si te puedes pasar mejor esta que viene, que a la siguiente me toca estar por Toronto. Por cierto, que tenemos una camisetita de Wipley para ti ;)

    ¡Un abrazo!

    P.D: Lo que está claro es que los Pablos vais a dominar el mundo :P

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  • JorgeE

    Hola Josek, muy bueno tu artículo para los que estamos buscando una herramienta colaborativa. Quisiera saber sí la versión 3 contempla la intengración de Google Calendar y Docs?

  • JoSeK

    Hola, Jorge, Ya en la v2 estaba integrado Google Docs y Calendar, así que en la 3 también :)

  • http://www.attime.es Edu

    Hola, lamento levantar temas antiguos pero ando algo desesperado :( , y, sinceramente, este es de los mejores articulos que he leido sobre teambox. No estoy nada puesto en RoR y como la versión 1.9 de Ruby ya no usa el SystemTimer, no soy capaz de instalarme el teambox v3, sabéis de algún sitio donde hubiere o hubiese alguna reseña que alumbre mi camino? Gracias de antemano