Nuestra experiencia con Teambox

August 7th, 2010 → 2:05 pm @

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Nuestra experiencia con Teambox

Hace algún tiempo comenté que habíamos empezado a utilizar Teambox como intranet, gestión documental y gestión del tiempo y tareas. Después de un buen tiempo usándolo, no deja de gustarme cada día un poquito más. Como todo, requiere un cierto esfuerzo por parte de uno, acostumbrarse a gestionar las tareas desde la aplicación, a dejarse de escribir documentos de word y utilizar las páginas de Teambox (una especie de Wiki), etc. Pero el resultado merece la pena.

Así pues, aprovecho las peticiones de Victor Peinado y Francisco Rangel vía Twitter para comentar cómo utilizamos Teambox en nuestra empresa. Eso si, todavía somos algo “newbies” por lo que seguramente podamos sacarle mucho más partido en el futuro.

1.- Software de Proyectos

La funcionalidad principal para la que utilizamos Teambox es la gestión de nuestros proyectos. Por un lado tenemos proyectos algo generales, como la Documentación General (documentación de nuestros procesos y plataforma tecnológica) o Difusión (científica y en eventos) y por otro lado tenemos los proyectos de desarrollo como el desarrollo de Wipley, la nueva versión de FlickrBabel o nuestro Sistema de Recomendación. La gestión de proyectos en TeamBox está muy lograda, ya que puedes crear todos los proyectos que quieras y asignar permisos a los usuarios para cada proyecto. Así pues, nosotros tenemos asignados a cada proyecto a aquellos que están encargados de su desarrollo, minimizando el número de proyectos que visualiza cada uno de los usuarios.

Dentro de cada proyecto, se gestionan una serie de listas de tareas, y dentro de cada lista de tareas se encuentras las tareas de grano fino. Nosotros gestionamos los prototipos o evoluciones de nuestros desarrollos como listas de tareas (por lo que cada lista de tarea tendrá una duraciónn de unas semanas) y cada lista de tareas contiene tareas que deben resolverse en pocas horas o días (generalmente funcionalidades o corrección de bugs).

Teambox provee una vista de tareas pendientes para cada proyecto, así como una vista global de las tareas pendientes de un usuario para todos sus proyectos, por lo que siempre tienes claras cuáles son tus tareas pendientes, y también si estás retrasado en alguna de ellas.

Dentro de las funcionalidades para gestión de proyectos, hay una parte para la gestión del tiempo, que aplica tanto a proyectos concretos como a la vista general. Para cada tarea, al seleccionarla como tarea completada, se puede introducir el tiempo que se ha dedicado a esa tarea, que posteriormente puede servir para mejorar las estimaciones del tiempo que se necesita para desarrollar determinadas tareas. Para visualizar los tiempos empleados, TeamBox muestra un calendario donde aparecen los tiempos dedicados a tareas por cada usuario en el día en el que la tarea ha sido marcada como resuelta. Debajo de esta vista de calendario aparecen todas las entradas relacionadas con la gestión del tiempo que permiten ver a un mayor nivel de detalle el tiempo empleado para cada tarea.

2.- Gestión de usuarios

Además de asignar permisos y roles entre usuarios y proyectos. Además, cada usuario tiene un perfil donde aparece el resumen de toda su actividad en Teambox, así como los datos que él quiera meter. Nosotros estamos utilizando este perfil para introducir datos como los correos, teléfonos y cuentas de twitter/facebook/linkedin, de forma que en un momento de necesidad podamos contactar entre nosotros de una forma fácil, más allá de utilizar los correos corporativos.


3.- Teambox como Twitter interno

Una de las cosas que más me gusta de Teambox es que funciona como un Twitter interno (como Yammer), al permitir a los usuarios introducir sus estados en cada uno de los proyectos. De hecho, la vista general de cada proyecto, así como la vista general de todos los proyectos, es una especie de timeline con todas las actualizaciones de estados, todas las modificaciones sobre tareas, páginas creadas, etc. Esto permite tener una visión resumida pero muy clara de qué se va haciendo en cada proyecto, así como de estar más al día de lo que hacen los compañeros con los que trabajas en algún proyecto.

4.- Páginas (Wikis)

Teambox incorpora un opción para crear “páginas” en cada proyecto. Es una especie de Wiki algo más estructurado y más simple de utilizar, que permite generar documentación que sea accesible de online sin necesidad de abrir alguna otra aplicación como el Word o un visor PDF. Nosotros todavía estamos acostumbrándonos a utilizar esta funcionalidad, ya que después de muchos años utilizando el Word/OpenOffice, y más recientemente Google Docs para documentar, todavía hay una cierta tendencia a salirse del Teambox para documentar.

Por ejemplo, ya hemos empezado a utilizar las páginas para documentar el estado del arte de los proyectos, guardando las referencias principales sobre las tecnologías que trabajamos, con un resumen y un enlace a los pdf que contienen los artículos. Como la edición de las páginas es directa, no supone un sobre-esfuerzo ir documentando este tipo de cosas según se revisan artículos o acercamientos previos.

5.- Otras funcionalidades interesantes

He resaltado las funcionalidades que más estamos utilizando, pero hay muchas otras que utilizamos y son realmente útiles, como la compartición de ficheros de cualquier tipo (que aparecen en el timeline del proyecto y pueden vincularse desde las páginas del mismo), a la opción de “conversaciones” que sirve como un foro dentro del proyecto para discutir distintos aspectos, o como contenedor de “brainstormings” sobre los mismos. Realmente Teambox ofrece las funcionalidades necesarias para la gestión de grupos de trabajo de tamaño medio (y seguramente también grandes grupos de trabajo). El que ofrezca una interfaz móvil también es un excelente punto a favor, que por ahora no estamos aprovechando mucho pero seguro que cuando llegue Septiembre y nos toque salir más a reuniones y a vender productos, puede resultarnos muy útil.

También nos quedan por investigar algunas cosas que pueden resultarnos muy útiles, como la integración de los mensajes de commit al repositorio Git con el Timeline del proyecto.

Conclusiones

Para nosotros, Teambox resuelve prácticamente todas las necesidades de gestión de proyectos, organización documental y coordinación. Es una aplicación ligera, muy bien acabada y muy fácil de utilizar. Además, ofrece una serie de funcionalidades básicas (gestión de proyectos, wiki, foros, etc.) que pueden ser aprovechados con distintos fines, por lo que se puede adaptar el uso de Teambox a cada organización en función de las peculiaridades de la misma. Por otro lado, el repositorio con el código de Teambox tiene bastante actividad, es decir, se está mejorando y actualizando cada poco tiempo, y el hecho de que aunque sea OpenSource, haya una empresa detrás que esté rentabilizando su desarrollo, da una cierta confianza en cuanto a que la aplicación irá mejorando, y mucho, con el paso del tiempo.

Totalmente recomendada para start-ups, PyMES, estudios de desarrollo o profesionales autónomos, así como cualquier ámbito colaborativo.

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